Es ist zu unterscheiden, ob das KFZ zu über 50 % für betrieblich veranlaßte Fahrten genutzt wird – dann gehört das KFZ zum Betriebsvermögen.
Wird mehr als 50 % privat gefahren, ist das KFZ Teil des Privatvermögens.
1.KFZ ist Betriebsvermögen:
Sämtliche laufende Kosten für den betrieb des Fahrzeuges können abgesetzt werden: z.B. Benzinkosten, Reparaturen, Service, Versicherungen, Autofahrerclubbeiträge, Parkgebühren.
Die Anschaffungskosten eines PKW müssen auf 8 Jahre verteilt abgeschrieben werden, bei Kauf eines gebrauchten PKW entsprechend aliquot.
Die Leasingkosten eines PKW können nicht voll als Betriebsausgabe abgesetzt werden; es ist eine sogenannte Aktivkomponente auszuscheiden, damit ähnlich der AfA eine 8-jährige Nutzungsdauer unterstellt werden kann. Leasingkosten sind also – entgegen manchen Behauptungen von Autoverkäufern – nicht sofort voll abschreibbar!
Ein eventuellen Privatanteil ist mittels Führung eines Fahrtenbuches nachzuweisen und ist dieser Teil von den Ausgaben herauszurechnen.
2. KFZ ist Privatvermögen:
Falls mehr als 50 % privat gefahren wird, gibt es zwei Möglichkeiten:
Für den Betrieb gefahrenen Kilometer können € 0,42 als Kilometergeld angesetzt werden, egal wie teuer das KFZ von der Anschaffung oder den laufenden Kosten her tatsächlich ist. Die Führung eines Fahrtenbuches, in dem die betrieblichen Kilometer genau angeführt sind, ist dafür jedoch erforderlich. Es ist allerdings eine maximale Verrechnung von 30.000 km pro Jahr erlaubt. Wenn mehr gefahren wird, können darüber hinaus nur die tatsächlichen anteiligen Kosten abgesetzt werden.
Tatsächlich nachgewiesene Kosten: Umständlicher, aber vermutlich günstiger, wenn die Anschaffungs- und Betriebskosten sehr hoch sind.
Spezialfall KFZ gehört einem Fremden:
Werden die Kosten dem Eigentümer ersetzt, stellen diese Betriebsausgaben dar.
3. Fahrtenbuch:
Folgende Aufzeichnungen sind zu führen: Zweck der Fahrt, Anfangs- und Endkilometerstand bei der für den Betrieb gefahrenen Strecke, Gesamtzahl der gefahrenen Kilometer, Trennung betrieblich veranlaßte Fahrten – Privatfahrten.
4. Vorsteuerabzug:
Bei PKW besteht grundsätzlich kein Vorsteuerabzug, weder bei der Anschaffung, noch bei den laufenden Kosten!
Vorsteuer kann nur bei LKW`s oder sog. Fiskal-LKW`s abgezogen werden. Der Autohandel ist über die Vorsteuerabzugsfähigkeit eines KFZ informiert; meist handelt es sich neben LKW dabei um Kastenwagen (z.B. Grand Voyager, Voyager Van, Renault Espace mit zwei Sitzreihen, etc.), Pritschenwagen, Kleinbusse (Beförderung von 9 Personen).