Eine Reise gilt steuerlich gesehen als Reise, wenn sich der Unternehmer von seinem Betrieb mehr als 25 km (einfache Strecke) entfernt. Die Reisedauer muss länger als drei Stunden sein und die Reise muss ausschließlich betrieblich veranlasst ist.
Verpflegung
Als Betriebsausgabe können die Pauschalsätze (Taggelder, Diäten) angesetzt werden, wenn die Reisedauer länger als drei Stunden beträgt. Damit erspart man sich das mühevolle Sammeln von Kleinbelegen.
Reise im Inland: Für jede angefangene Stunde können € 2,20 angesetzt werden (mindestens € 8,80, da die Reise länger als 3 Stunden dauern muß), maximal jedoch € 26,40 (12 Stunden).
Bei Auslandsreisen stehen Taggelder erst ab 5 Stunden zu und darf bei 5-8 Stunden ein Drittel, bei 8-11 Stunden zwei Drittel und erst ab 12 Stunden das volle Taggeld angesetzt werden. Für jedes Land gibt es eigene Tagsätze (z.B. Deutschland € 35,30, Italien € 35,80, Schweiz € 36,80).
Nächtigung:
Meist wird die Nächtigung mittels Beleg (zum Beispiel Hotelrechnung) nachgewiesen; falls jedoch kein Beleg erbracht wird (zum Beispiel Nächtigung bei Bekannten), kann im Inland pauschal pro Nacht € 15,-- abgesetzt werden, für Nächtigungen im Ausland gibt es pro Land verschiedene Sätze (Deutschland: € 27,90, Italien € 27,90, Schweiz € 32,70).
Fahrtkosten:
Flugticket, Zugkarten, Taxikosten, Mietauto, Busticket: Kann zur Gänze – auch unter 25 km-Strecke abgesetzt werden.
Mehrmalige Reisen an denselben Ort sind keine Reisen. Aber: Für maximal fünf Tage pro Jahr können die Taggelder dann angesetzt werden, wenn über einen längeren Zeitraum durchgehend oder regelmäßig wiederkehrend ein und derselbe Ort das Reiseziel ist. Nach fünf Mal unterstellt die Finanzbehörde, daß an diesem Ort eine neue „Betriebsstätte" errichtet wurde und somit keine Diäten mehr anzusetzen sind!
Wenn der Unternehmer zwar nicht regelmäßig wiederkehrend, jedoch innerhalb von sechs Monaten öfters an denselben Ort außerhalb seines Betriebes tätig ist, können maximal 15 Tage als Diäten angesetzt werden, nach sechs Monaten beginnt die Anfangsphase mit den 15 Tagen neu.
Bei Tag- und Nächtigungsgelder im Inland besteht 10 % Vorsteuerabzug (siehe unten).
Beispiel
Eine Gewerbetreibende reist am Montag um 8.00 Uhr von Wien nach Hermagor in Kärnten, um dort einen Vertragsabschluss zu fixieren. Die Verhandlungen gestalten sich langwierig und so kehrt sie erst am nächsten Tag gegen 14.15 Uhr nach Wien zurück. Anlässlich dieser Reise steht der Unternehmerin Folgendes zu: 1 Tagessatz in voller Höhe von 26,40 € und ein aliquoter im Ausmaß von 15,40 € (7/12 x 26,40) sowie eine pauschale Nächtigungsgebühr in Höhe von 15 €, macht zusammen 56, 80 € (inkl. 10% USt). Im Rechnungswesen finden die pauschalierten Reisekosten aufwandsmäßig im Nettobetrag von 51,64 € ihren Niederschlag; an Vorsteuer können 5,16 € geltend gemacht werden.
Für Fälle, in denen der Arbeitgeber einen Arbeitnehmer seines Unternehmens auf Reisen schickt, gilt eine analoge gesetzliche Regelung: Ein Vorsteuerabzug ist nur aus den gesetzlichen Tages- und Nächtigungsgeldern zulässig. Bei einer Nächtigung können wieder wahlweise die tatsächlichen Aufwendungen für Zwecke des Vorsteuerabzuges herangezogen werden, wobei es keinen Unterschied macht, ob die Rechnung für die Unterkunft auf den Namen des Unternehmers oder des Arbeitnehmers ausgestellt wird.
Ein Vorsteuerabzug steht lediglich dann zu, wenn ein Beleg ausgestellt wird, welcher über Zeit, Ziel und Zweck der Reise, die betroffene Person und über den Betrag Aufschluss gibt, aus dem die Vorsteuer errechnet wird (§ 13 Abs. 4 UStG). Da solche Belege in der Buchhaltung bzw. in den Aufzeichnungen ohnedies zur Berechnung des Betriebsausgabenabzuges vorhanden sein müssen, erübrigt sich eine separate Anfertigung für umsatzsteuerliche Zwecke.